A l’occasion de l’entretien annuel, l’évaluation d’un salarié dans l’entreprise est un dispositif qui a pour objet d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Elle peut, par exemple, prendre la forme d’un entretien annuel ou encore d’un système de notation des salariés.

La loi n’impose pas à l’employeur d’évaluer ses salariés. Cependant, il est tout à fait en droit de le faire, en faisant le point, par exemple, sur la réalisation des objectifs fixés.

Le salarié ne peut pas refuser d’être évalué par son employeur, s’il a préalablement été informé des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles utilisées dans l’entreprise.

Elles doivent être objectives et transparentes (pas de critères d’évaluation discriminatoires, ni de critères susceptibles de générer du stress).

Les résultats obtenus sont confidentiels : seul le salarié concerné peut en avoir connaissance.

Des données personnelles peuvent, à cette occasion, être collectées dans le cadre de l’évaluation du salarié.

Attention : l’entretien d’évaluation ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel.

En effet, alors que l’entretien professionnel est dédié aux perspectives d’évolution professionnelles du salarié, l’entretien d’évaluation porte, quant à lui, sur ses aptitudes professionnelles.

Les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Les évaluateurs doivent donc s’interdire de collecter des informations dépourvues de lien direct et nécessaire avec l’emploi occupé par le salarié.

Dans le cadre de l’évaluation professionnelle des salariés, le référentiel relatif à la gestion des ressources humaines de la CNIL indique que peuvent ainsi être collectées :

• La date des entretiens d’évaluation ;
• L’identité de l’évaluateur ;
• Les compétences professionnelles de l’employé ;
• Les objectifs assignés ;
• Les résultats obtenus ;
• L’appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec l’emploi occupé ;
• Les observations et souhaits formulés par l’employé ;
• Les prévisions d’évolution de carrière.

Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions, doivent pouvoir accéder aux données d’évaluation, et ce, dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l’accomplissement de leurs missions et fonctions.

Les supérieurs hiérarchiques peuvent accéder aux données d’évaluation des salariés dont ils sont responsables et les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel peuvent accéder à l’intégralité des données d’évaluation. En tout état de cause, ces derniers devront être soumis à une obligation de confidentialité.

Les employeurs n’ont pas à accomplir de formalités auprès de la CNIL préalablement à la mise en œuvre des processus d’évaluation des salariés. Ils doivent cependant être en mesure d’assurer, et de démontrer, la conformité de ces traitements au RGPD en traçant toutes les démarches entreprises.

Pour cela, les employeurs doivent notamment mettre en œuvre les mesures suivantes :

• Le comité social et économique (CSE) doit être informé et consulté sur les moyens et les techniques permettant l’évaluation des salariés, préalablement à leur mise en œuvre ;
• si l’employeur a désigné un délégué à la protection des données (DPO), celui-ci doit être associé à la mise en place des traitements de données personnelles relatifs à l’évaluation des salariés ;
• les différents traitements de données personnelles relatifs à l’évaluation des salariés doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur ;
• En cas de prise de décision entièrement automatisée dans le cadre du processus d’évaluation, le salarié doit disposer d’informations utiles sur la logique sous-jacente du dispositif ainsi que sur l’importance et les conséquences prévues de cette décision. Tout salarié ayant fait l’objet d’une décision entièrement automatisé peut également demander à ce qu’une personne intervienne, notamment afin d’obtenir un réexamen de sa situation, d’exprimer propre point de vue, d’obtenir une explication sur la décision prise ou de la contester ;
• Une analyse d’impact devra être dans certains cas réalisée de manière à identifier et à minimiser les risques pour les droits et les intérêts des candidats, en particulier si l’employeur a recours à des méthodes d’évaluation innovantes. La CNIL devra également être consultée s’il subsiste des risques résiduels élevés pour les droits et libertés des personnes concernées.

Conformément au principe de minimisation des données, seules peuvent y figurer les informations adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité du traitement, à savoir l’évaluation et le suivi de carrière du salarié.

Les informations y figurant doivent ainsi être objectives et l’employeur doit faire en sorte d’empêcher que des commentaires trop subjectifs, outranciers voire insultants y figurent. Pour s’en assurer, il peut être prévu des menus déroulants, un système de filtrage de mots clés ou bien encore des vérifications régulières de leur contenu. Il faut toujours garder à l’esprit que les personnes concernées peuvent accéder aux informations les concernant, de même que la CNIL, notamment en cas de contrôle. La sensibilisation des personnes amenées à alimenter ces zones est donc essentielle et permet un « autocontrôle » de chacun afin de n’écrire que ce que l’on est en mesure de présenter et d’assumer.

Pierre GHENASSIA

Expert-Comptable

Directeur Général